無料ではじめたいけど…訪問介護のシフト表管理の方法とコツ

できれば無料で訪問介護のシフト表管理を行いたいけれど、とにかく時間がかかる、手間がかかって負担…と困っておられるのではないでしょうか。
訪問介護事業所にとってシフト管理はとても大切な仕事のひとつです。しかし、かかる時間や手間の多さにうんざりしてしまいますよね。

この記事では、シフト表作成・管理に時間をかけすぎてしまい、他の業務とのバランスがとりにくいと感じている方や現在のシフト作成方法が自分には合わないなと感じている方に向けて、シフト管理の方法をお伝えしています。
無料ではじめることができるツールの紹介もしていますので、ぜひ最後まで読んで参考にしてみてくださいね。

無料ツールで訪問介護のシフト表を管理するメリット・デメリット

訪問介護事業所におけるシフト管理は、
ホワイトボード
エクセル
ITツール
のいずれかで行っていることがほとんどです。

ホワイトボード・エクセルで管理する場合、月々のシフト管理にかかる費用は無料と言っていいでしょう。

多くの事業所でシフト表を管理するのに最初に使用するのはホワイボード・エクセルですよね。シフトを作る、変更する、周知するといった作業においては、それほど難しい処理もなく、サクサクと進めることができ、複雑なシステムを導入するよりはよっぽどラクだということもあるかもしれません。

しかし、誤って消してしまった、重複や抜けに気づけなかったなど、人為的ミスが生じてしまうこともあります。シフト管理におけるミスは、利用者様のサービスに直結するため、大きなリスクです。

エクセルのテンプレートやマクロ、関数を駆使すれば、重複が生じていればエラーが出るようにするなど、ある程度自動で使いやすく工夫することもできますが、なかなか大変ですよね。

既に、無料で使えるシステムなども検索されたと思いますが、システム開発にはどうしても開発する人の手やメンテナンスの必要があり、完全無料で使えるものはなかなか見当たらないのではないでしょうか。

無料と有料｜シフト管理は費用対効果で考えよう

無料でラクになるというのが一番ではありますが、なかなか難しいのが現実。

では、多少費用をかけてでも、シフト管理がグググーっとラクになるならどうでしょうか。

業務効率というのはなかなか費用に換算するのが難しいものですが、シフト管理がラクになると、業務負担が減り、残業代が削減したり、スタッフの教育やサービスの質向上にかける時間を増やすことができるようになるなど、プラスの効果が多くあります。

シフト管理を、費用をかけてでも効率的にしたいかどうか、また、そこにかけられる費用感などを考えながら事業所にとって最適なものを選ぶのが良いでしょう。

テレッサモバイルなら無料でシフト管理を始めることができる！

テレッサモバイルは、LINEで介護記録を記録・報告できるシステムですが、シフト管理をラクにしたいと考えている事業所様にもおすすめです。

テレッサモバイルの「ベーシック版」というプランでは、ケアプランを登録すれば、自動でシフト枠が作成され、あらかじめ登録しておいたスタッフを割り当てていくだけ。もちろんコピー機能、重複チェック機能があり、シフト管理が、ぐぐーっとラクになります。

さらに、作成したシフトは、スタッフがスマートフォンですぐに確認できるため、変更のたびにスタッフに共有するという手間を省くことができます。
インターネットのつながる環境であればどこでも操作が可能なので、事業所に戻らなくても、すぐにシフトを調整することができますよ。

シフトは介護記録とも連携しているので、ヘルパーさんはスマートフォンからシフトを確認したら、そのまま担当の利用者様のサービスを実施し、介護記録を入力・送信することができ、直行直帰も可能に。

テレッサモバイルを導入することで、シフトだけでなく、介護記録の報告やチェックも効率化し、業務負担を大幅に軽減することができます。

最大2ヵ月間の無料お試し期間がありますので、まずはシフト部分の効率化を目標に、無料でお試し利用してみてはいかがでしょうか。

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シフト表管理をスムーズに行うコツ

では最後に、シフト表管理のコツについて改めておさらいしておきましょう。

言わずもがな毎月管理することが大変なシフト。ほとんどの事業所が、シフト管理をもっとスムーズに行いたいと思っているはずです。

シフト作成はそれぞれの希望をできるだけ盛り込まなくてはならないのはもちろん、誰かに負担が偏らないよう注意することも必要で、非常に気を遣う業務でもあります。

一方、苦労して一旦シフトが完成しても、利用者からの急なキャンセルや、スタッフの体調不良など、後から変更することも多くあります。
そのたびに調整し、代わりの人を探して連絡をしたりと、常にシフト調整をしているようなサ責さんもいます。

皆さん既にいろいろと工夫されていることと思いますが、今一度、シフト表作成・調整をスムーズに行うコツをまとめました。

シフト表管理で気を付けること

まず、シフト表を作成するときに気を付けることを確認しておきましょう。

法令を遵守する
サービスの抜け・漏れを防ぐ
移動時間・休憩時間を考慮する

事業所によっては、直行直帰が可能なところもあるでしょう。自宅から利用者宅へ向かう場合はその辺りも考慮する必要があります。

また、サービスの抜け・漏れは利用者やその家族が困るだけでなく、事業所の信頼にもかかわります。シフト作成時はもちろん、急な変更時にも十分注意するべきポイントです。エクセルなどで作成する場合は特に、目視でのチェックを何度も行い、抜け・漏れが発生しないよう徹底しましょう。

シフト表管理のコツ

シフトを作成するときは職員の希望休を確認する場合がほとんどかと思いますが、あらかじめ希望休の提出期限を決めておきましょう。たった1人の希望が出ていないだけでもシフト表作成をスタートできませんよね。

シフトを作成しても、職員の急な休みや利用者のキャンセルなどトラブルが起こることがあります。急なシフト変更の必要がある場合、柔軟に動けるよう余裕を持たせたシフト作成が望ましいです。特にシフト管理を行うサ責の業務に余裕があると、急なシフト変更でも柔軟に対応しやくなりますので、可能であればそうした工夫も良いでしょう。

また、シフト管理は管理者を限定することも大切です。シフト変更や管理をする人を決めておくことで、トラブル防止になります。誰でもシフトが変えられる環境だと、最新の情報が分かりにくく、シフトが分からなくなってしまう可能性があります。職員の混乱やサービスの抜け・漏れにもつながりますので、要注意です。

シフト表管理で大切なこと

職員のスキルや希望を考慮することが大切です。

介護のスキルは職員によって異なります。仕事を始めたばかりの人やベテラン、得意な介護分野など、各職員のスキルを把握しておくと、シフト作成の際に役立ちます。また、利用者の介護プランやニーズなども把握しておきましょう。利用者のニーズにあった職員を配置することで、サービスの質をあげることができます。

職員の希望休の提出期限を決めることの大切さは前述した通りですが、急な休みや変更について言いやすい環境づくりも大切です。子育て中や介護中など、さまざまな方がいますので、自分の理由以外で急に休みを申請しなければいけない場合があります。そのような時に休みを申請しやすい環境・関係性作りもシフト管理では大切ではないでしょうか。