無料ではじめる！訪問介護のシフト表管理の方法とコツ

訪問介護のシフト表管理はとても大切な仕事の一つです。しかし、多数の職員のシフト管理はとても大変ですよね。
いろいろとシステムなども出ていますが、できれば無料で始めたいという方も多いでしょう。

シフト表作成・管理などの業務は、主にサービス担当責任者（以下、サ責）が行いますが、たくさんの業務のなか、スキマ時間で対応しなくてはいけません。
「シフト表を作成するときに、時間がかかる」
「シフト表を作成した後の変更に柔軟に対応できない」

と感じていませんか？職員や利用者の急な体調不良や用事などでシフトの変更をすることも度々ありますし、職員のスキルや利用者との相性などを考慮するなど、シフト表を作成する上でのチェックポイントも多いです。

この記事では、シフト表作成・管理に時間をかけすぎてしまい、他の業務とのバランスがとりにくいと感じている方や現在のシフト作成方法が自分には合わないなと感じている方に向けて、シフト管理の方法をお伝えしています。無料ではじめることができるツールの紹介もしていますので、ぜひ最後まで読んで参考にしてみてくださいね。

訪問介護のシフト表管理方法

シフト管理の方法は、事業所の規模や経営方針などにもよって異なりますが、以下のパターンで管理していることが多いです。

• 大きなホワイトボードで管理
• エクセルを使用して管理
• ITツールなどを利用して管理

では、それぞれのメリット・デメリットをみていきましょう。

ホワイトボード

大きなホワイトボードを事業所に設置し、マグネット等で管理します。アナログな方法ではありますが、今でも多くの事業所がこの方法を使っています。

■メリット

• 全体を見やすく、急な変更時に俯瞰して確認しやすい
• 年配の方や電子機器が苦手な方でも管理しやすい

■デメリット

• ホワイトボードまで見に行かないといけない
• 何かの拍子にもとの情報を消してしまったり、移動させてしまいやすいので、サービス抜け・漏れの原因となることも

エクセル

エクセルで表を作成して、シフト管理をおこなっている事業所も多いのではないでしょうか。エクセルのテンプレートも数多く公開されていますので、それらを利用して事業所に合わせた内容のシフト表が自作できますよね。

■メリット

• 自由度が高く、事業所にマッチしたシフト表の作成が可能
• テンプレートやマクロ、関数を駆使すれば、ある程度自動化させることができる部分もある

■デメリット

• シフト完成後、印刷・配布・メール送付など、職員へ周知する手間がかかる
• パソコンやエクセルの知識が必要なので、分からない方や慣れない方の場合、時間や負担がかかる

ITツール

近年は介護現場のICT化に伴い、介護ソフトやITツール、アプリなどによるシフト作成・管理をする事業所も増えています。

■メリット

• シフト完成後、職員への周知に手間がかからない
• 機能によってはサービス漏れや抜けを防ぐことができる

■デメリット

• コストがかかる
• パソコンなど電子機器が苦手な事業所の場合、導入のハードルが高い

シフト表管理をスムーズに行うメリット

言わずもがな毎月管理することが大変なシフト。ほとんどの事業所が、シフト管理をもっとスムーズに行いたいと思っているはずです。

シフト作成のために、各職員の勤務希望を確認しますよね。希望が通ったシフトであれば「いい職場」「働きやすい」と感じるでしょう。しかし、全員の希望を叶えることは難しく、どうしても無理をお願いすることもあります。
希望通りの休みを入れられないときは一言添えると良いでしょう。誰かに負担が偏らないよう注意することも必要です。

しかし、苦労して一旦シフトが完成しても、利用者からの急なキャンセルや、スタッフの体調不良など、後から変更することが多くあります。
そのたびに調整し、代わりの人を探して連絡をしたりと、常にシフト調整をしているようなサ責さんもいます。
そのうえ他の業務と重なったりすると、あってはならないサービス漏れ・抜けが生じるリスクも。

シフト表作成・調整をスムーズに行うことで、こうしたリスクを回避したり、シフト表に関わる時間を他の業務に充てることができるようになり、事業所としては大きなメリットとなるでしょう。

シフト表管理で気を付けること

シフト表を作成するときに気を付けることをご紹介します。職員の希望休を反映したシフトを作成しても以下のことが抜けていたら意味がありませんよね。

• 法令を遵守する
• サービスの抜け・漏れを防ぐ
• 移動時間・休憩時間を考慮する

事業所によっては、直行直帰が可能なところもあるでしょう。自宅から利用者宅へ向かう場合はその辺りも考慮する必要があります。

また、サービスの抜け・漏れは利用者やその家族が困るだけでなく、事業所の信頼にもかかわります。シフト作成時はもちろん、急な変更時にも十分注意するべきポイントです。

シフト表管理のコツ

シフトを作成するときは職員の希望休を確認する場合がほとんどかと思いますが、あらかじめ希望休の提出期限を決めておきましょう。たった1人の希望が出ていないだけでもシフト表作成をスタートできませんよね。

シフトを作成しても、職員の急な休みや利用者のキャンセルなどトラブルが起こることがあります。急なシフト変更の必要がある場合、柔軟に動けるよう余裕を持たせたシフト作成が望ましいです。特にシフト管理を行うサ責の業務に余裕があると、急なシフト変更でも柔軟に対応しやくなりますので、可能であればそうした工夫も良いでしょう。

また、シフト管理は管理者を限定することも大切です。シフト変更や管理をする人を決めておくことで、トラブル防止になります。誰でもシフトが変えられる環境だと、最新の情報が分かりにくく、シフトが分からなくなってしまう可能性があります。職員の混乱やサービスの抜け・漏れにもつながりますので、要注意です。

シフト表管理で大切なこと

職員のスキルや希望を考慮することが大切です。

介護のスキルは職員によって異なります。仕事を始めたばかりの人やベテラン、得意な介護分野など、各職員のスキルを把握しておくと、シフト作成の際に役立ちます。また、利用者の介護プランやニーズなども把握しておきましょう。利用者のニーズにあった職員を配置することで、サービスの質をあげることができます。

職員の希望休の提出期限を決めることの大切さは前述した通りですが、急な休みや変更について言いやすい環境づくりも大切です。子育て中や介護中など、さまざまな方がいますので、自分の理由以外で急に休みを申請しなければいけない場合があります。そのような時に休みを申請しやすい環境・関係性作りもシフト管理では大切ではないでしょうか。

おすすめのシフト表管理方法

シフト管理の方法については、事業所の規模や考え方によって異なります。小さな事業所であれば、ホワイトボードを使用した管理方法で事足りる場合もありますし、大きな事業所ではエクセルなどで管理した方が効率的な場合もあるでしょう。

しかし、シフト管理に少しでも手間を感じていたり、シフト管理にかかる時間を削減したいと考えている方には「ツール」の利用がおすすめです。

しかし、ツールを導入するとなるとコストが心配ですよね。導入したはいいが、実際に使ってみたら想像と違った、使いにくいなんてことになっても、一度導入したら短期間ですぐに変更することは大変です。

そうしたミスマッチを防ぐためにも、無料で始めることができるツールがおすすめです。

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「ベーシック版」は、シフト表が視覚的に容易に作成することができ、作成したシフト表や指示事項はリアルタイムでスタッフのスマホで確認することができます。
そのため、スタッフは直行直帰が可能になるだけでなく、サ責も、インターネットが使える場所であればどこからでもシフトの調整を行うことができ、大きく時間の削減をすることができるでしょう。

最大2ヵ月間の無料お試し期間もあり、「事業所の体制や職員に合っているのか試してみたい」「ツールを検討しているので試しに使用してみたい」とお考えの方に最適です。

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