訪問介護の実施記録を電子化する3つのメリットやおすすめツール

この記事では、訪問介護の実施記録の電子化を検討中の方に、電子化についての近年の動きやメリット、そして、電子化におすすめの「LINEで実施記録が記録・報告できるテレッサモバイル」をご紹介していきます。

訪問介護事業所において、業務効率UPはもちろん、特定事業所加算取得の取得の面でも実施記録の電子化は重要なポイントです。

これから電子化を進めていきたい介護サービス事業者の方は記事を参考に導入を検討していきましょう。

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厚生労働省によるICT利用の促進

インターネットなどの通信技術を介護の現場で活用することは、平成28年度より厚生労働省も力を入れている取り組みの1つです。

同取り組みはICT（Information and Communication Technologyの略）と呼ばれることも多く、インターネットなどの通信技術を用いて知識や情報を共有することに重点がおかれています。

次のような取り組みが、厚生労働省が支援する介護現場での具体的なICT利用の例です。

介護現場でのタブレット端末やスマートフォン機器の導入
介護サービスに特化したクラウドサービスの導入
Wi-Fi機器の購入や設置
業務効率化を図るバックオフィスソフトの導入　など

ICT利用を進める目的は、業務の効率化を通じて訪問介護職員などの負担を軽くすることです。

また、こうしたICTサービスを導入する際には、IT導入補助金など、費用のサポートが受けられる場合があります。数年前までは紙の実施記録が基本で、「紙でなくてはいけない」とする自治体も多く聞かれましたが、今は国が電子化を推奨している状態です。ここ数年で大きく流れが変わりましたよね。

訪問介護事業所でのペーパーレスの取り組みと印鑑

厚生労働省が公表したデータによると、実際に訪問介護事業所で実施記録のペーパーレスを実現したところのデータを見ると7割以上が「書類の量を削減できた」「実施記録の保管スペースが不要になった」との声があがっています。

以下は、「テレッサモバイル」を利用している事業所様の声をまとめたものですが、電子化をすることで記録にかかる時間が「短くなった」と回答した人が6割を超えています。

一方で、訪問介護の実施記録を電子化することで、印鑑での確認印はどうするのかという声も未だに耳にします。

紙の実施記録では当たり前に行ってきた利用者確認印ですが、法律上では印鑑の有無については明言されておらず、必ずしも行う必要はありません。

ここ数年は紙の実施記録も確認印のないものが一般化してきていますので、まずは印鑑についての認識を変えていく必要があります。

実施記録を電子化するメリット

ここからは、前述のアンケートも参考に、介護現場での実施記録を電子化するメリットについて見ていきましょう

業務が効率化される

実施記録を電子化するメリットの1つが、業務の効率化です。

たとえば、紙の実施記録の場合は報告業務のために事業所に立ち寄る必要がありましたが、電子化すると現場から報告が行えるため直行直帰が可能となりますし、リアルタイムで報告が届くため、サ責の方の事務作業の時間も平均化されます。

また、漢字変換機能があり漢字で迷うことが減る、音声入力ができるなど、入力の面でも効率的です。

業務の効率化は超過勤務の削減が可能になり、職員の負担やストレスの軽減などにもつながります。

紙の保管にかかる負担軽減

実施記録が電子化されると、紙の保管にかかる負担が大きく軽減します。

サービスの記録には保管義務があり、大量の記録用紙を棚や倉庫に保管しているという事業所も多いのではないでしょうか。ファイリングの作業、保管の作業、整理や廃棄、ピンポイントで必要な記録用紙を探す作業はかなりの時間を費やします。

物理的にも場所をかなり占有し、ひと部屋まるまる倉庫になってしまっていることもありますよね。

電子化してしまえば、こうした悩みは一掃され、事務所スペースは身軽に、データの整理や保管もスムーズです。

特定事業所加算の要件がクリアできる

実施記録の電子化は特定事業所加算の要件クリアにも役立ちます。

特定事業所加算の要件の中で最もハードルが高いと言われる「指示・伝達」。サービス毎に指示・伝達を行わなければならず、記録用紙を使用している場合はかなり難しい要件となります。

特定事業所加算は今後の安定的な事業所運営には必須とも言われており、令和6年の改正を機に実施記録の電子化を実施、特定事業所加算取得に踏み切った事業所も多くあります。

特定事業所加算は他に個別研修計画の実施などもあり、忙しい事業所にとっては迷いもあるかもしれませんが、実施記録の電子化を行い、全体的な業務効率アップをかなえることで、日々の仕事にも余裕をもって取り組めるようになるでしょう。

実施記録を電子化することで生じるデメリット

ここまで見てきたように、実施記録の電子化はメリットが多くありますが、次のようなデメリットや課題も知っておくことが大切です。

必要なパソコンの不足など導入コストの課題
職員間や利用者家族とのコミュニケーション不足
パソコンが得意でない職員のフォロー

これらの課題は、実際に実施記録を電子化した事業所などからあがったものです。

電子化は職員や利用者家族の利便性を高めるツールとして役立ちますが、実際に顔を合わす機会が減ることもあります。コミュニケーションの面では頼りすぎずに活用していくとよいでしょう。電子機器が苦手なスタッフに対し、フォローを行わないままに導入を進めると、不満が生じてしまうことも。すべてのスタッフの意見に合わせるというのは大変なことではありますが、「意見を聞いてもらえない」「会社の利益ばかり考えている」と思われてしまわないよう、慎重にフォローすることが大切です。

また、初期投資や運用費などのコスト面を含めて、導入するツールは自社に合うものを選ぶこともポイントです。長い目で見て費用が負担にならないか、最小限のコストで導入が可能かなどしっかりと計画を立てましょう。

こうした課題を考慮しながらも、実施記録を電子化すれば業務の効率化や管理者の負担軽減など生産性の向上を感じられる場合がほとんどなため、電子化のツールを導入する事業所は年々増えています。

次世代の人材確保の面からも、できるだけ早めに電子化を検討したほうがよいでしょう。

電子化をサポートする企業のなかには、システムを本格的に運用する前に無料で試せるところもあるため、実際に使ってみて導入するツールを決めながら本格的に運用するとより安心です。