訪問介護事業所でもテレワーク導入を！やり方や注意点を解説

新型コロナウイルスの感染拡大により、定着したテレワークの働き方。

パソコン仕事が中心の職場が導入するシステムだと思われがちですが、介護職こそテレワーク導入がさまざまなメリットをもたらします。

新型コロナウイルス以外にもインフルエンザやノロウィルスなど、高齢者介護においてはより一層の感染症対策が必要です。また、慢性的な人手不足で超過勤務が多くなりがちな介護業界が、業務を効率化させワークライフバランスを見直すきっかけにもなります。

今回の記事では、訪問介護のテレワークのやり方について解説します。従来の働き方を見直し、テレワークの仕組みを取り入れることを検討してみましょう。

テレワークの定義とは

テレワークはご周知のとおり、ICT技術を活用しながら会社から離れた場所で仕事をすることです。

厚生労働省のテレワーク総合ポータルサイトによると、テレワークで働く場所には、自宅で働く「在宅勤務」・会社以外のワークスペースで働く「サテライトオフィス勤務」・移動中や出先で働く「モバイル勤務」があります。

訪問介護事業所で働く方がテレワークを検討する際には、自宅を就業場所とする「在宅勤務」の導入を検討するのが一般的です。また、すでに移動中や待ち時間などの隙間時間を活用する「モバイル勤務」を活用されている方も多いでしょう。

参考：厚生労働省テレワーク総合ポータルサイト テレワークとは

テレワークでサ責ができる業務

訪問介護の仕事はご利用者宅でのサービス提供がメインの仕事なので、テレワークでできる仕事は限られます。しかし、サービス提供責任者は直接介護以外の事務仕事も多いため、テレワークが活用できれば業務の効率化が図れるでしょう。

ここからはサ責の仕事で、テレワークに移行できる業務をピックアップします。

書類の作成

書類作成業務は自宅でも可能です。

事業所により必要な書類は異なりますが、サ責がテレワークで作成できる書類には以下のようなものがあります。

• ご利用者の基本情報
• アセスメントシート
• 訪問介護計画書
• 訪問介護指示書
• モニタリング報告書
• サービス担当者会議録・照会
• 各種報告書

訪問介護記録のようにサービス提供後にその場で記載する記録もありますが、事業所に戻ってから作成する書類は、情報さえそろっていれば自宅でも作成可能です。

ヘルパーのスケジュール調整や指示出し

早朝・夜間・休日など、突発的に発生した事態に関しては、自宅から指示出しをしたりスケジュールを変更するなどの対応をすることも多いでしょう。サ責の勤務時間外に発生することに関しては、事業所で勤務していない時間もどこからでも対応せざるを得ません。

これらの業務は介護ソフトを導入するとよりスムーズに行えます。スケジュール調整やヘルパーへの指示もより効率的に行え、ご利用者の情報も共有しやすいためさまざまな手間が省けて便利です。

会議・面談・研修

コロナ禍より普及した、Zoomなどに代表されるWeb会議ツール。ミーティングの他にも研修やセミナーなど、集合しなくてもそれぞれの場所で行えるようになりました。

職員同士のミーティング以外にも、ご利用者・ご家族・他事業所をWeb会議ツールでつなげばカンファレンスも開催できます。

最近では、自治体の研修などもリモートで行っているところも多くあり、Web会議ツールの利用は欠かせないものとなっています。

レセプト業務

レセプト業務もパソコンで行う業務なので、テレワークでも実施可能です。サービス後の訪問介護記録をシステム化すれば、自宅でも実績の確認ができるのでよりスムーズに行えます。

紙の記録用紙を運用している場合はヘルパーからの提出を待ち、紙を確認しながら請求業務を行わなければならないため事業所で行う方が効率的かもしれません。

しかし、記録をシステム化することにより介護ソフトを通してリアルタイムに実績確認できるため、テレワークでも十分にレセプト業務が行えます。

テレワークのやり方・導入方法

テレワークを活用して業務を効率化させるには、さまざまな下準備が必要です。どのような準備をすればいいのか確認しましょう。

訪問介護事業所で介護ソフトを導入する

まず、訪問介護事業所として介護ソフトを導入することは必須です。介護ソフトを導入して、情報が共有できなければ在宅ワークは難しくなります。

介護ソフトには各社さまざまな機能を持ったシステムが販売されていますが、訪問介護事業所にあると便利な機能は以下の通りです。

• 訪問介護記録の作成
• 訪問介護計画書の作成
• スケジュール管理
• WEB会議システム
• 情報共有・指示の伝達
• 介護報酬請求

上記は一例ですが、事業所により必要な機能は異なります。さまざまな機能が搭載されているのは魅力的ですが使いこなせなければ意味がないため、必要な機能を見極めましょう。

導入後のサポート体制がしっかりしているかや、価格が見合っているかも重要です。

ヘルパーの教育とトレーニング

介護ソフトを導入したら、ヘルパー全員が使えるようにしなければ意味がありません。操作方法を一人ひとり丁寧に説明し、使い方をマスターしてもらう必要があります。使用開始してからも、定期的に状況を確認してフォローすることも大切です。

訪問介護事業所のヘルパーさんには、ITになじみのない年配の世代も多く働いています。スマホやタブレットなどが使いこなせるか不安な方もいるでしょう。拒否反応を示す方もいるかもしれません。

効率的に業務を進めるためにも、ヘルパーさん全員の理解と協力が不可欠です。

必要な情報をクラウド上に保存する

介護ソフトを導入する準備として、今まで紙で管理していたご利用者の情報をクラウド上に保管する必要があります。利用者の情報とは、基本情報・緊急連絡先・ケア内容などの情報です。

クラウド上に保管していつでもどこでも見られるようにしておかなければ、自宅や出先で仕事ができません。利用者の情報を結局事業所で確認しなければならないのは二度手間です。そのため、情報はすべて介護ソフトに集約し、整理しておきましょう。

テレワークに必要な作業環境を整える

テレワークに最低限必要なものは、パソコンやタブレットなどの機器とWi-Fi環境です。すぐに充電できるようにコンセントが近くにある場所の方が良いでしょう。

自宅で個室スペースが確保できない場合は、パーテーションやカーテンなどで仕切るのもおすすめです。仕切ることで集中して仕事に取り組め、ご利用者の大切な個人情報を周囲から見えにくい状態にできます。

また、長時間の事務仕事は想像以上に体に負荷がかかるため注意が必要です。そのため、作業しやすいテーブルや椅子など快適に仕事ができる作業環境を整えておくことをおすすめします。

テレワークでの注意点・課題とは

テレワークで大幅に仕事の負担が軽減しますが、気をつけなければならないこともあります。

個人情報を扱うのでセキュリティ対策が重要

​​事業所以外で仕事をする際には、個人情報漏洩のリスクが伴います。

テレワークで使用するパソコンがウイルスに感染してしまうと、パソコンが使用できなくなるだけではなく、データが流出してしまう恐れがあるので注意しなくてはなりません。必ずウイルス対策ソフトを導入し、ウイルスに感染しないようにすることが必要です。

また、パソコンやタブレット、スマホなどの機器自体を紛失する危険性も考えられます。事業所として、どのスタッフに貸し出しているかしっかり管理しておくことや、分かりにくいパスワードを設定しておくことなども大切です。

家に紙の書類やUSBメモリなどを持ち帰って仕事をするのも紛失のリスクがあるため危険です。自宅で個人情報を扱う時は、できる限りクラウド環境を利用してデータを確認するようにしましょう。

仕事とプライベートの切り替えが難しい

テレワークは場所を選ばず仕事ができる反面、仕事とプライベートの切り替えが難しい点に注意が必要です。

家族のいる環境で気が緩んでしまったり、家のことが気になってしまったりして仕事に集中できないことがあります。なるべく集中できる環境を作り、仕事とプライベートをしっかり切り分ける工夫が大切です。

逆に無意識のうちに仕事時間が増えてしまう可能性もあります。家で仕事ができるため、就業時間に関係なく仕事を行いオーバーワークになってしまわないように注意しましょう。

サ責の仕事と言えば、早朝・夜間・休日も関係なく対応しなければならない時もあります。突発的な対応が必要な時にテレワークができれば便利ですが、それにより休む暇がなくなってしまわないようにしなければなりません。

せっかく、ワークライフバランスを見直すために行うために導入したテレワークで仕事量が増えてしまっては意味がありません。オンオフを切り替える工夫を検討しましょう。

訪問介護事業所でもテレワーク導入が必須

今回の記事では、訪問介護のテレワークについて解説しました。

高齢者と関わる仕事をしている限り感染症対策に終わりはありません。今後も引き続き感染のリスクと戦っていく必要があります。また、人材不足による業務負担を軽減させるためにも、テレワークの導入は必須なものとなります。

訪問介護の仕事は、高齢者と直接関わる仕事が中心なため、完全にテレワークですべての仕事を完結させることはできません。しかし、少しでも業務を効率化させることはご利用者へのサービス向上にもつながります。できることから取り入れ、訪問介護の業務を円滑に回せるように工夫してみましょう。

テレワークをスムーズに叶えるテレッサmobile

介護システムを導入することで、多くの業務がテレワークで可能になります。

これまで介護記録を紙に手書きで書いて事業所に提出しに寄ってもらっていたスタッフの方も、介護記録をシステム化することで直行直帰ができるようになりますし、シフトの連絡や指示を口頭や紙で行っていた場合も、データ等でやり取りができればスムーズです。

このような訪問介護事業所のテレワークを、できるだけ負担なくスタートできるのがテレッサモバイルです。

テレッサモバイルは、LINEアプリを使用したシステムで、訪問介護記録の入力・送信が行えます。年齢問わず利用しているLINEを活用しているため、電子機器が苦手な方でも操作がしやすく、高齢ヘルパーの多い事業所でも導入しやすいと好評です。

まだまだシステム化は難しい、余計な手間が増えそう…と、導入を諦めていた事業所も、実際に触ってみると印象が変わったという声も多いです。

事業所全体の働き方を変えていきたい、より効率的に業務を行いたいと考えている方は、最大２か月間のお試し利用が可能なテレッサモバイルを体験してみてください！