訪問介護記録の目的|大変で時間のかかる事務作業は効率化して安定運営をかなえよう！

訪問介護に限らず介護を行った際には、どういったサービスをしたのかを介護記録として残す必要があります。

介護記録は、より良いサービスにつなげるためだけでなく、スタッフを守るツールにもなり、重要な役割を担っています。

しかし、介護記録に係る事務作業は「大変」で「時間のかかる」作業です。忙しい訪問介護事業所にとって、この事務作業は大きな負担となっています。

そこで今回は、介護記録の目的、書き方や書く際の注意点などの基本知識をおさらいし、電子化することによる事務作業の負担軽減について考えていきましょう。

訪問介護で特定事業所加算を算定するには伝達ツールがポイント！

訪問介護事業における記録の目的

訪問介護事業における記録の目的は主に4つあります。

介護サービスを行ったことの証明

そもそも介護記録は介護保険制度で義務付けられているもので、どのスタッフがどういったサービスを行ったかを記載するものです。

それによって介護行為を証明し、万一のことがあった場合には介護記録が証拠にもなります。

また、介護報酬算定の根拠として大切な記録です。

もしも介護報酬を算定しているにも関わらず、介護記録が残っていないということがあれば、返戻や、場合によっては事業所の指定取消や停止などの処分が行われることもあります。

介護記録は、スタッフを守るツールというだけでなく、施設や事業所全体の運営に不可欠なものでもあるのです。

職員間の情報伝達ツール

介護の現場では1人1人の利用者に対し、介護士だけでなく、医師やケアマネージャーなどさまざまな人が関わります。

その1人1人に介護士がご利用者の状態について直接説明することは現実的ではありません。

介護記録を残すことで、必要に応じて他の職員が「申し送り」を確認することができ、職員間の情報共有に役立ちます。

介護記録は、いわばカルテと同じような役割があります。

ケアプラン作成の資料

介護サービスはケアプランを基に行われますが、ケアプランを作成するには利用者の状態や変化についてなど、さまざまな情報が必要です。

介護記録を通じて、利用者の情報や最新の様子を記録として残し、その記録をもとに各担当に情報を共有、ケアプランの検討や変更を行うことができるのです。

介護記録はケアプランの長期・短期目標設定や今後の課題を探るためにも重要な役割を果たします。

介護利用者と家族、スタッフのコミュニケーションツール

介護記録は、職員間だけのものではありません。

利用者自身がどういったサービスを受けているのか確認するものでもあり、利用者の家族が確認できるものでもあります。

家族にとっては介護記録が利用者の日常を知る有効なツールとなるため、できるだけ詳細に書いている方が利用者の状態の把握ができ、安心していただくこともできます。

紙の記録の場合、遠方に住む利用者家族にサービスの内容を共有するのは大変ですが、最近は介護記録の電子化も進んできており、アプリなどを利用するとデータとして利用者家族にも共有できるため、便利です。

介護記録を書く際の注意点

介護記録を書く際に注意したいことは3つです。

誰が読んでもわかりやすい文章で書く

ビジネスシーンでも同じですが、誰が読んでもわかりやすい文章になることが重要です。

そのため、5W1Hと呼ばれる「いつ（When）・どこで（Where）・誰が（Who）・何を（What）・なぜ（Why）・どのように（How）」を意識して介護記録を作成すると、必要な内容を端的に説明できるでしょう。

客観的に記入する

介護記録は日記ではなく記録です。

客観的な事実をありのままに記載することで、今後の課題も見えてきます。

スタッフの感情に任せた内容は不要です。

また、利用者にいつもと違う様子があったり気づいたことなどがあったりすれば、後々資料になるかもしれないので、記載しておくと良いでしょう。

あいまいなこと不要なことは書かない

介護記録はいろいろな人が見るものであり、上述のようにケアプランの参考ともなる資料のひとつです。

あいまいな内容を書くことで他職員へ混乱を招いたり、利用者や利用者家族に誤解が生じる可能性もあります。

書くことがないからと不要なことを書くということはやめましょう。

訪問介護の記録に印鑑は必要？確認印を押す意味は？

訪問介護記録といえば一般的に右上のあたりに印鑑を押す欄がありますよね。

ご利用者様にサービスの終了時にサービスを受けたことの確認として押していただく印の欄です。

この印鑑欄、法律的に「必要」だからあるのでしょうか？

結論からいえば、「訪問介護の記録に印鑑が必要」と法的に定められているわけではありません。

これまでの慣例や介護記録に押印箇所があることで、印鑑を押さざるを得なくなっているのが現実です。

サービス提供記録となる介護記録に押印することが事業所として決まりになっていると、ご利用者に押していただくのを忘れてしまって再度押印のために訪問したり、忘れたままの記録を監査でチェックされてしまうこともあります。

押印があることが「普通」の事業所であれば、たまたま押印がない記録は「どうしてないのか？」ということになりますよね。

法律上、ご利用者の確認印は必要というわけではないので、事業所として「いただかない」と決めていればそれでも問題はないのです。

ただし、「サービス内容について利用者に確認をとる」ということは法律上の決まりなので、確認していただくことは必須となりますのでご注意を。

訪問介護の記録を電子化して事務作業を効率化しよう

そこで注目されているのが、介護記録の電子化です。電子化することでどういったメリットがあるのか紹介します。

時間・作業の効率化が図れる

訪問介護記録を電子化すれば、介護記録を作成するスタッフだけでなく、事業所側も時間や作業の効率化につながるでしょう。

ヘルパー側のメリットは、あらかじめ設定されている項目に入力するだけで記録が終わるため、業務終了後に直帰できたり、確認したいときにいつでもチェックできますし、直行直帰が可能になるため、時間を効率的に使えるようになります。

また、サ責側も、リアルタイムで報告があがってくるため、月末月初に偏っていたチェック作業や、転記・コピーなどの作業も不要となり、大幅な作業削減となるでしょう。

保管場所を確保しなくて良い

介護記録はいつでも確認できるように、一定期間保管しなければなりません。紙の介護記録の場合、大量の紙の保管場所が必要で、情報の整理や取り出しにも時間を要していました。電子化することで、クラウドやパソコン上で保管されるため場所の確保が不要、情報の取り出しもスムーズです。

介護記録を電子化し、事業所の安定運営をかなえよう

テレッサモバイルは、幅広い年代で利用されているLINEを利用したシステムです。高齢ヘルパーさんの多い事業所でもスムーズに導入できたと好評です。

記録に特化しているため入力も簡単で、記録はリアルタイムで共有できるため、事務作業の負担軽減・効率化がかなえられます。

また、テレッサモバイルを導入することで、特定事業所加算の要件である「適宜報告」が可能になるため、事業所の安定運営が期待できるでしょう。特定事業所加算取得のためのサポートや、研修サポートもありますので、お気軽に相談してみてくださいね。

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まとめ

訪問介護記録には重要な役割があります。しかし、ペーパー管理だと作成や管理に時間がかかるためスタッフに負担がかかり、満足のいく介護サービスを提供できないケースがあるかもしれません。

介護記録を電子化すれば支援経過記録などの作成も楽になります。

なにより介護の現場で働くスタッフが効率的に働けるようになるでしょう。そうすれば職場環境改善とともに、利用者へのサービスの質が向上するはずです。

よりよい介護を行うためにも、介護記録の電子化を検討されてみてはいかがでしょうか。