訪問介護の業務改善の決め手は記録アプリ｜現場の負担を軽減する方法

訪問介護の現場では、サービス提供だけでなく、ケアプランの確認、シフト調整、記録作成、実績報告など、事務作業が膨大に発生します。特にサービス提供責任者（サ責）や管理者は、「業務改善をしたい」「スタッフ教育に時間を割きたい」と思いながらも、日々の事務作業に追われて手が回らないという声が多く聞かれます。

この記事では、「訪問介護の業務改善」をキーワードに、記録アプリの導入によって事務負担を軽減し、現場の生産性とサービスの質を高める方法を詳しく解説します。

訪問介護の業務改善を阻む“事務作業の壁”

訪問介護の業務は、サービス提供だけでなく、以下のような事務作業が日常的に発生します。

主な事務作業

• ケアプランの確認と変更対応
• シフト作成と調整
• 記録のチェックと保管
• 実績報告と請求業務
• 利用者・家族・他職種との連絡調整

これらの業務は、紙ベースで運用している場合、手間と時間がかかるうえに、記録ミスや提出漏れのリスクも高まります。月末・月初には記録が集中し、サ責が残業続きになる事業所も少なくありません。

なかでも特に大変なのは、シフトと介護記録のチェックではないでしょうか。

たびたび変わるシフト、月末月初に集中する大量の介護記録。

こうした事務作業の効率を改善しなければ、教育やサービスの質などの改善にまで時間を取ることが難しくなってしまいます。

事務作業の効率アップは事業所全体の業務改善につながるといっても過言ではありません。

業務改善の第一歩は“記録業務の効率化”

業務改善を進めるには、まず記録業務の効率化が不可欠です。記録は訪問介護の根幹であり、サービスの証明・請求の根拠・情報共有の基盤となるもの。ここを改善することで、他の業務にも余裕が生まれます。

紙記録の課題

• 記録を持ち帰って提出する手間
• サ責が1枚ずつ目視でチェック
• 保管スペースの確保が必要
• 情報共有に時間がかかる
• 記録ミスや漏れが発生しやすい

これらの課題を解決する手段として、介護記録アプリの導入が注目されています。

記録アプリで訪問介護の業務改善が進む理由

記録アプリを導入することで、記録業務がリアルタイムで完結し、事務作業の負担が大幅に軽減されます。

記録アプリ導入のメリット

• スマホやタブレットで現場から記録を入力
• サ責が即時に記録を確認・指示できる
• 記録と報告が出先から行えるため、直行直帰が可能
• 保管スペースが不要になり、検索も簡単
• 情報共有がスムーズになり、対応力が向上

記録アプリは、単なるデジタル化ではなく、“業務の流れそのものを変えるツール”として機能します。

記録アプリ導入のポイント｜失敗しないためのコツ

記録アプリを導入する際には、以下のポイントを押さえることでスムーズに業務改善が進みます。

1. 小さく始めて徐々に広げる

• まずは介護記録だけICT化
• 慣れてきたら報告・連絡・シフトなどにも展開
• 紙との併用期間を設けてスムーズに移行

いきなり多くの業務をICT化しようと思っても、スタッフの年齢層や費用の面、導入時の教育などを考えるとかなり大変です。
もう少し先でいいかなと感じて今に至るという事業所も少なくありません。

そのような場合、まずは一番手間や時間が取られている介護記録業務の部分だけをICT化する、と決めてしまうとスムーズです。慣れてきたら別の業務にも広げていきましょう。

2. 操作研修とサポート体制の整備

• 高齢スタッフには操作説明を丁寧に
• マニュアルや動画でのサポートがあると安心
• 導入前にスタッフの不安をヒアリングしておく

導入時の教育は、忙しい介護事業所にとって大きなハードルとなります。また、スタッフによってはシステムへの拒否反応が強いこともあるでしょう。

十分なお試し期間があるシステム、サポートが充実しているシステムを選ぶことをおすすめします。

3. セキュリティ対策の確認

• 個人情報を扱うため、暗号化やアクセス制限が必須
• 法人向けLINEや専用アプリの利用で安全性を確保

介護事業所は多くの個人情報を取り扱います。紙とは違った面でのセキュリティ対策が必要になりますので、しっかりと確認し、教育も徹底しましょう。

訪問介護の業務改善におすすめのアプリ

訪問介護の業務改善におすすめなのが、「テレッサmobile（モバイル）」です。

介護記録「テレッサ」でお馴染みのキャプスが販売している、介護記録に特化したシンプルなシステムです。

スマホでサクサク活用！テレッサmobile

テレッサmobileは、幅広い年齢層で利用されているLINEを使って、介護記録の報告が行えるシステムです。

紙の介護記録と同じように所定のフォーマット欄にチェックを入れていくだけで業務報告が行えるため、日々の負担を軽減できます。

また、苦手意識を持つスタッフも多い「申し送り」は、テンプレート機能があるため、よく使う文章をあらかじめ登録しておくこともできます。

さらに、システムに抵抗があるスタッフが在籍する場合は紙との併用もでき、1年間は記録用紙が無料でもらえるサービスも行っています。（※年間冊数には制限あり）

テレッサモバイルの主な特徴

• LINEで記録を入力・送信
• サ責がリアルタイムで確認・指示
• 申し送りはテンプレートでミスや漏れを防止し効率UP
• 紙の記録と併用できる設計で安心（１年間は専用記録用紙の無料プレゼントもあり）
• 慣れてきたらシフトなどの機能がついたバージョンに切り替え可能
• IT導入補助金対象ツール

このほか、テレッサを安心して使えるよう「遠隔サポート」「電話サポート」「LINEサポート」の3つのサポート体制が整っていることもおすすめポイントです。

検討中の方必見！最大2ヶ月無料のお試しあり

テレッサmobileには「ストレージ版」と「ベーシック版」の2つの料金プランが設定されています。

まずは介護記録に関する業務をシステム化したい場合にはストレージ版がおすすめです。

さらにシフト確認やケアプラン管理など、特定事業所加算取得にも役立てたい場合にはベーシック版が便利でしょう。

同アプリは最大2ヶ月無料で試せるため、検討中の方はまず無料でシステムを導入して運用してから決めていくことをおすすめします。

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投稿者プロフィール

りんご

5年にわたり祖母の介護を経験。その経験を元に、介護の世界へ。
現在はライターとして介護の記事を中心に執筆中。

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