訪問介護記録アプリの活用でリアルタイムに報告し、現場の作業効率を爆上げしていきましょう！
訪問介護の現場では、サービス提供だけでなく、ケアプランの確認、シフト調整、記録作成、実績報告など、事務作業が占める割合も大きいことが特徴です。特にサービス提供責任者（サ責）や管理者は、「業務改善をしたい」「スタッフ教育に時間を割きたい」と思いながらも、日々の事務作業に追われて手が回らないという声が多く聞かれます。
訪問介護事業所にとって、介護記録アプリの導入は業務改善の大きな助けとなります。スマートフォンやタブレットを使用することで、介護記録の作成や報告がリアルタイムで行えるようになり、事務作業の負担が大幅に軽減されるのです。
この記事では、介護記録アプリの導入によって事務負担を軽減し、現場の生産性とサービスの質を高める方法を詳しく解説します。
訪問介護の作業効率改善の第一歩は“記録業務の効率化”
訪問介護事業所で作業効率改善を進めるには、まず、介護記録業務の効率化が不可欠です。介護記録はサービスの証明・請求の根拠・情報共有の基盤となるものですが、その数は膨大で、事業所全体の事務作業の負担割合が大きいものでもあります。
事務作業の負担が大きい部分を効率化することで、他の業務にも余裕が生まれます。
介護記録の課題（紙の場合）
- 記録自体に時間がかかる
- 提出のために事務所に立ち寄る必要がある
- 膨大な量の介護記録を1枚ずつ目視でチェック
- 保管スペースの確保が必要
- 情報共有に時間がかかる
- 記録ミスや漏れが発生しやすい
さらに、手書きの介護記録は、読みやすさに差があったり、誤字脱字が起きやすい、記入時に漢字や単語が思い出せずに時間がかかってしまうなどの課題もあります。
こうしたことから、ヘルパー自身も介護記録に苦手意識を持っていたり、記録やチェックを「面倒」だと感じてしまうということもあるのです。
訪問介護の作業効率改善のために記録アプリを導入するメリット
訪問介護事業所において記録アプリを導入することで、前述のような介護記録に関する課題を改善することができます。
介護記録アプリ導入のメリット
- リアルタイムで報告が可能になり、直行直帰が可能
- サ責が即時に記録を確認・指示できる
- 音声入力や漢字変換など、記録がスムーズに行える
- 保管スペースが不要になり、検索も簡単
- 情報共有がスムーズになる
業務効率は数字に表しにくいものではありますが、例えば、ヘルパーが記録の提出のためだけに移動時間が30分かかっていたとすると、その時間は不要に。
記録に10分かかっていたものが5分で入力できるようになるとすると、これまでの半分の時間になるなど、数字として見える部分も多くあります。
訪問介護事業所は介護記録に関する業務にかけている時間が多いため、記録アプリを導入することは業務改善の肝と言っても過言ではないでしょう。
介護記録がリアルタイムで報告されるとどうなる
介護記録アプリを活用することで、スタッフにとって大きなメリットがあるのはもちろん、介護記録がリアルタイムで報告されることで、サ責にとっても大きなメリットがあります。
すぐにチェックが可能に
サ責さんの大変な仕事のひとつに、介護記録のチェック、請求のための実績入力などがあります。
紙の記録の場合、どうしても月末月初にまとまってしまっていた提出。そこからチェックや転記を行うと、大変な作業です。
記録アプリを活用し、リアルタイムで報告が上がってくるようになれば、すぐにチェックが可能になり、作業効率がぐっとが上がります。
指示伝達がスムーズに
報告がリアルタイムで上がってくれば、利用者についての指示伝達がすぐに行うことができます。複数ヘルパーで対応している利用者に対しても、情報がすぐに共有でき、サービスの質向上にもつながります。
特定事業所加算取得要件クリアが可能に
介護記録がサービス実施の都度、提出されるようになり、サービスに入るヘルパーにしっかりと指示が行えるようになることで、特定事業所加算で特にハードルが高いと言われている要件「事前指示と適宜報告」がクリアできます。
これは、紙の記録ではほぼ不可能とも言われており、特定事業所加算取得がきっかけで、介護記録のアプリ導入を実施する事業所も多くなっています。
介護記録アプリ導入のポイント｜失敗しないためのコツ
訪問介護事業所が記録アプリを導入する際には、以下のポイントを押さえることでスムーズに業務改善が進みます。
1. 小さく始めて徐々に広げる
- まずは介護記録部分だけICT化
- 慣れてきたら報告・連絡・シフトなどにも展開
- 紙との併用期間を設けてスムーズに移行
記録アプリには、その他の業務が機能として付随しているものも多くあります。しかし、いきなり複数の業務をICT化しようと思っても、スタッフの教育や費用の面などを考えるとかなり大変です。
結果、もう少し先でいいかなと感じて今に至るという事業所も少なくありません。
「どうせやるなら」と考えがちですが、まずは一番手間や時間が取られている介護記録業務の部分だけをICT化することに集中すると、スタッフの混乱も最小限に抑えられスムーズです。慣れてきたら別の業務にも広げていきましょう。
2. 操作研修とサポート体制の整備
- 高齢スタッフには操作説明を丁寧に
- マニュアルや動画でのサポートがあると安心
- 導入前にスタッフの不安をヒアリングしておく
導入時の教育は、忙しい介護事業所にとって大きなハードルとなります。また、スタッフによってはシステムへの拒否反応が強いこともあるでしょう。
十分なお試し期間があるシステム、サポートが充実しているシステムを選ぶことをおすすめします。
3. セキュリティ対策の確認
- 個人情報を扱うため、暗号化やアクセス制限が必須
- 法人向けLINEや専用アプリの利用で安全性を確保
介護事業所は多くの個人情報を取り扱います。紙とは違った面でのセキュリティ対策が必要になりますので、しっかりと確認し、教育も徹底しましょう。
訪問介護記録をリアルタイムで報告｜おすすめのアプリ
ここからは、訪問介護記録をリアルタイムで報告でき、作業効率をぐぐっと上げるおすすめのアプリを２つご紹介します。
①介護記録に特化｜テレッサモバイル
テレッサmobileは、幅広い年齢層で利用されているLINEを使って、介護記録の報告が行えるシステムです。
紙の介護記録と同じように所定のフォーマット欄にチェックを入れていき、リアルタイムで報告できるため、日々の負担を軽減できます。
また、苦手意識を持つスタッフも多い「申し送り」は、テンプレート機能があるため、よく使う文章をあらかじめ登録しておくこともできます。漢字変換や音声入力などを活用すれば、さらに作業効率アップが期待できるでしょう。
さらに、システムに抵抗があるスタッフが在籍する場合は紙との併用もでき、1年間は記録用紙が無料でもらえるサービスも行っています。（※年間冊数には制限あり）
テレッサモバイルの主な特徴
- LINEで記録を入力・送信
- サ責がリアルタイムで確認・指示
- 申し送りはテンプレートでミスや漏れを防止し効率UP
- 紙の記録と併用できる設計で安心（１年間は専用記録用紙の無料プレゼントもあり）
- 慣れてきたらシフトなどの機能がついたバージョンに切り替え可能
- IT導入補助金対象ツール
このほか、テレッサを安心して使えるよう「遠隔サポート」「電話サポート」「LINEサポート」の3つのサポート体制が整っていることもおすすめポイントです。
請求まで一気通関｜カイポケ
介護業界の人ならいろいろなところで耳にするカイポケ。
カイポケは、介護記録のリアルタイム報告はもちろん、請求まで一気通貫でシステム化できるツールです。この機会に請求システムも変更したい（新たに導入したい）、シフトや介護記録から請求までひとつのシステムで完結できるようにしたいという事業所様におすすめです。
また、カイポケは、提供サービスが充実しているため、複数サービスを運営している/今後サービスを追加する予定がある場合はカイポケを選んでおくと安心です。
複数サービスを同一システムに統一することで、さらなる効率アップにつながるでしょう。
訪問介護記録アプリを活用し 作業効率を爆上げしよう！
訪問介護事業所にとって、記録アプリの活用は、作業効率を爆上げすることができるおすすめのアイテムです。
作業効率があがることで、スタッフの負担軽減、スタッフへの教育、ケアの充実により、スタッフの満足度向上が期待できます。
時間や気持ちに余裕を持つことで、よりきめ細やかなケアができるようになり、利用者の満足度にも良い影響を与えるでしょう。
事業所の中でボトルネックとなっている介護記録に付随する様々な業務を改善し、より良い事業所運営を叶えていきましょう。
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投稿者プロフィール
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5年にわたり祖母の介護を経験。その経験を元に、介護の世界へ。
現在はライターとして介護の記事を中心に執筆中。
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