訪問介護のシフトはLINEアプリで共有して業務効率UP＆快適に

訪問介護のサービス担当責任者（以下、サ責）の仕事のひとつにシフト作成や管理がありますが、最近はアプリやシステムを活用する事業所も増えてきています。

勤務時間や曜日の異なる登録ヘルパーのシフト調整や急な変更への対応、介護特有の要件の確認など、シフト作成には気を付けることがたくさんありますよね。
サ責には、これらに柔軟に対応できる調整力が求められます。シフト調整のミスは重大な事故やクレームにつながる場合もありますので、重要な仕事のひとつといえるでしょう。

しかし、いくら重要だからといってシフトにばかり時間をかけることはできませんよね。「シフト調整が簡単にできる方法はないかな」と思っている方も多いと思います。

この記事では「今よりもシフト調整を簡単に行いたい」「短時間でシフト調整を終えたい」と思っている方に向けて、訪問介護のシフト調整を簡単にできるアプリをご紹介しています。ぜひ、最後まで読んで業務に役立ててみてくださいね。

訪問介護のシフト作成はアプリと連動したシステムが便利

訪問介護のシフト作成方法は、下記のいずれかの方法で行っている事業所が多いのではないでしょうか。

自作のエクセルを使用している
ソフトまたはアプリを使用している
大きなホワイトボードを使用して、手書きまたはマグネットなどを使用して管理している

シフト作成には、所定労働時間や法定休日はもちろん、有休、利用者宅への移動時間やヘルパーの休憩時間、ヘルパーと利用者の相性など、人数が多くなればなるほど、神経を使います。
また、ヘルパーや利用者の急な休みなどもしばしば起こり、常にシフトと格闘しているという人も多いでしょう。

ホワイトボードやエクセルなどを使用してシフトを管理している場合は、スケジュール変更の度にヘルパーへの伝達が必要になり、手間も多く、伝達ミスが起これば、サービスの提供忘れ・漏れにつながってしまうことも。
その点、アプリやシステムであれば容易にシフトを共有することができ、便利です。

訪問介護のシフト作成にシステムやアプリを使用するメリット

訪問介護のシフト管理にシステムやアプリが選ばれる理由を具体的にみていきましょう。

シフトの共有がしやすい

機能にもよりますが、ほとんどのアプリやシステムではシフトがデータとして出力できたり、そのままスタッフが閲覧できるなど、シフトの共有がしやすくなります。
事業所以外でも確認ができますし、スケジュール変更のたびに伝達する必要がなくなります。

また、訪問介護の現場では女性や非正社員の方が多く働いています。なかには、子育て中や介護中などなんらかの事情がある人も少なくありません。急に休む場合もあるでしょう。アプリであれば、シフトの共有が可能なのでリアルタイムで変更内容を共有することができます。

履歴を確認できる・コピーができる

例えばホワイトボードを利用している場合、次の月のシフトを作成しようとすると、前月分は消してしまわなくてはなりません。

過去にスタッフがどのようなシフトだったかということを確認したい場合、別で記録を取っておかなくてはいけませんよね。

○月○日のシフトを確認する、といったときに、介護記録や別管理のシフトを確認するといったことがあると手間に感じてしまいます。

アプリであれば、基本的には履歴が残るようになっていますので、すぐに過去の履歴が確認できるだけでなく、過去の履歴からコピーして翌月のシフトを作成することができるなど、業務効率が格段に上がります。

給与計算などに応用しやすい

アプリなどでシフト作成をした場合、サービス提供時間やサービス内容について記録が残っていくため、給与計算などに応用しやすいというメリットもあります。

シフト・介護記録・給与計算・報酬請求はすべてつながりがあるにも関わらず、それぞれ別で管理したり、場合によっては別の作業のために同じような内容のものを二重で管理する必要があることも。

こうした管理の場合、時間的にも大きなマイナスとなってしまいます。アプリを使用するでこれまでできなかった作業の連携もしやすくなるでしょう。

訪問介護のシフト作成アプリを選ぶポイント

それでは、シフト作成アプリを選ぶ際のポイントをみていきましょう。
使用した場合のランニングコストをシュミレーションするのはもちろんですが、コスト以外にもアプリを選ぶポイントがあります。迷われている方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。

初心者でも簡単に使えるか

アプリを選ぶ際は、初心者でも簡単に使えるか、チェックしてみてください。

初めてアプリを使用するときは、誰でも戸惑いますよね。操作をすぐに覚えて使いこなせる方ばかりではありません。

また、機能が多すぎるとそれだけ覚えることも多く、操作が複雑になる場合があります。
ゆくゆくは様々な機能を一貫して管理したいと考えて多機能なアプリを選ぶと、操作が大変なだけでなく、アプリを変更したいと思った際にも難しいこともあります。
初心者の方や操作に苦手意識を持っている方でも使いやすい、シンプルなアプリの方が、後々便利でしょう。「視覚的に分かりやすい」「直感的に操作しやすい」など、簡単に操作できるか実際に見て確認することが大切です。

シフト管理以外の機能と併用できるか

導入当初はシフトのみの運用でよくても、後々その他の機能と連携したいと考える事業所も多いですよね。
上記のように、多機能なアプリは導入のハードルが上がってしまいますが、順を追って機能を追加できるもの、他のシステムやアプリなどと連携できるものを導入しておけば、その後がラクになるでしょう。

シフト管理とその他の機能を同じアプリ上で使用することによって、複数のアプリを導入するよりも費用を抑えることができます。また、不具合などのトラブルにも対応してもらいやすく、疑問点を聞くときにもスムーズです。

アプリを選ぶ際は、シフト管理以外の機能や連携のしやすさについてもチェックしておきましょう。

介護特有の要件に対応しているかどうか

人員基準や加算要件など介護特有の要件を気にしながらシフト調整をする必要があります。また、介護報酬の改定は3年ごとに行われますので、介護報酬改定前後は変化する内容を把握し対応できるようにしないといけません。この作業、一人では大変ですよね。

アプリを選ぶ際は、介護特有の要件に対応しているかどうかチェックするとよいでしょう。介護報酬改定後もきちんと対応してくれるアプリを選ぶとなお良いでしょう。

介護特有の要件に対応していない場合は、自分でチェックする必要があります。そうすると、時間も手間も取られてしまい、他の業務が滞ってしまいます。それでは、アプリを導入する意味がありませんよね。

アプリによっては特定事業所得加算などに対応しているものもありますので、介護特有の要件に対応しているかどうか、しっかり確認してくださいね。

訪問介護のシフト作成をLINEアプリで簡単に共有できるテレッサモバイル

シフト作成アプリの選ぶポイントとして
■初心者でも簡単に使えること
■シフト管理以外の機能と併用できること
■介護特有の要件に対応していること
を挙げてきましたが、それらに対応しているのが「テレッサモバイル」です。

テレッサモバイルはシフトを視覚的に作成することができ、週や月ごとでのコピー機能もあるため、作成にかかる時間を削減することができます。
また、作成したシフトはリアルタイムでスタッフのLINEで共有できるため、シフト表配布のための事業所立ち寄りなども必要なくなり、サ責もいつでもどこからでもシフトの調整を行うことができます。

その他、シフトに連携した介護記録の作成や記録内容のチェック機能など、連携しておいて欲しい機能が備わっていますが、多くの人が利用しているLINEを使ったシステムのため、アプリ初心者や高齢ヘルパーにも問題なく操作できると好評です。

テレッサモバイルを利用することで
■シフト作成の負担が軽減
■シフト表共有が自動化される
■ヘルパーの直行直帰が可能
■記録から実績のチェックまで行えミスが軽減
■サ責の業務効率UP
が叶います。

「記録に特化したストレージ版」と「シフト管理ができるベーシック版」があります。シフト管理機能はベーシック版になりますので、プランの内容をチェックしてくださいね。

特定事業所加算取得のサポートや研修動画サービスなど、幅広くサポートされています。
面倒な事務作業を効率化して、スタッフや利用者の満足度アップにつなげていきましょう。