訪問介護にタブレットを導入するメリットとハードル解決策

近年、訪問介護の現場でもタブレットなどの導入が進んでいますよね。ICT化することで、業務の効率化やサービスの質の向上につながることが期待されています。
しかし、スタッフの問題、費用的な問題などで導入が進まない、導入したものの、うまく活用できていない事業所もあるのではないでしょうか。

この記事では、介護現場でタブレット端末を使用するメリット・デメリット、活用方法などを紹介しています。訪問介護事業所にタブレットを導入しようと検討されている方はぜひ最後まで読んで参考にしてみてくださいね。

訪問介護事業所で進むタブレットやスマートフォン活用

厚生労働省の介護現場におけるICT環境の整備状況等に関する実態調査によりますと、導入しているICT機器で最も多かったのは「デスクトップパソコン」で、次に「ノートパソコン」が多いという結果でした。今や事業所内での事務作業にパソコンは欠かせないものとなっています。

また、2020年頃から、介護業界のICT化促進のためIT導入補助金や各自治体の補助金などが次々と後押しし、タブレットやスマートフォンを導入する介護事業所が急速に増えてきています。

特に、これまで紙で行っていた介護記録の部分をタブレットやスマートフォンによる入力に切り替える事業所が多く、これまでひとつの懸念点となっていた「押印」に関し、法律的な縛りがないことの周知が広まってきたことや、国全体として「印鑑レス」が進んできたことも導入が進むきっかけとなっているようです。

令和3年度の厚生労働省の調査では、介護記録等の利用者情報をICT機器で共有している事業所は52.8％でしたが、3年経過した現在はさらに増えていると予想されます。

一方で、このICT機器導入の急増期を経て、現在は伸びが緩やかになってきています。補助金などのサポートを受けて一気に導入を進めた事業所と、そうしたメリットがありながらも事業所の体制やスタッフの状況などからなかなか導入に至っていない事業所が明確に分かれているような状況です。

訪問介護でタブレットを使うメリット・デメリット

それでは、訪問介護事業所がICT機器、なかでもタブレットを使うメリットやデメリットをみていきましょう。

メリット

訪問介護でタブレットを導入する場面としては、介護記録の電子化の場合がほとんどでしょう。
ここでは、介護記録の記入にタブレットを使った場合のメリットをご紹介します。

記録の作成や保管が楽

タブレット等の電子機器を活用することで、テンプレ機能や予測変換などを活用し、記録の作成が楽になります。

多少の慣れが必要にはなりますが、慣れてしまえば手書きで記入するよりも、ずっと時間の短縮になります。タブレットなどの電子機器は音声入力が付いていることも多く、精度もかなり上がっています。音声入力も活用すればさらに効率があがるでしょう。

また、記録がデータとして保存できるようになるため、保管場所や記録の取り出しに頭を悩ませる必要もありません。
介護記録を数年分、全利用者の枚数を保管しているとものすごい量ですよね。パソコン内やクラウド上で保管できれば事業所もすっきりし、保管スペースを有効活用できます。

直行直帰が可能になる

タブレット端末とインターネット環境があれば、記録作成や連絡などの作業が可能になるため、以前は事務所で行っていた作業を場所を選ばず行うことができ、ヘルパーは直行直帰が可能に。

直行直帰が可能になれば、空いた時間でスキルアップをしたり自分の時間を充実させたりすることができます。仕事と私生活のバランスがとりやすくなり、スタッフの満足度があがるでしょう。

特定事業所加算の取得や継続に役立つ

特定事業所加算の要件にはサービス毎の指示・報告があります。この要件が特定事業所加算を取得・継続するうえで最もハードルが高いと感じる事業所が多いようです。

そもそも、紙の記録の場合、サービス毎の事前の指示はLINEなどで可能だとしても、サービス毎の報告に関してはかなり困難です。サービス終了毎に報告するとなると、毎回事業所へ記録を持っていかなくてはいけなくなってしまいます。

タブレットで場所や時間に囚われることがなくなり、事前指示や介護記録の報告ができるようになります。
特定事業所加算をこれから取得しようと考えている事業所、継続に困難を感じている事業所は、タブレット等のICT機器導入は必須となってくるでしょう。

デメリット

訪問介護事業所の運用のうえではプラスの面も多いですが、タブレットを導入することでのデメリットもあります。みていきましょう。

操作に慣れるのに時間がかかる

タブレット端末を利用したことのない方や電子機器操作が苦手な方にとっては、操作に慣れるまで時間がかかってしまうものです。

操作が直感的に行えない、操作が複雑といった場合は、タブレットの操作に苦手意識を強めてしまう場合もあります。また、操作に慣れる前に「紙での記録のほうが早い」と感じてしまうことも。介護ソフトを導入した事業所で、1年未満で紙に戻る事業所もあります。その理由としては「ヘルパーが嫌がった」「紙に書くほうが早い」というものがほとんどです。

タブレットを導入する際は、導入前にしっかりとスタッフが操作して使用感を試せること、サポートがしっかりしていること、複雑な機能がついていないことなどを確認しましょう。
また、急に切り替えると混乱を招いたり、他の業務に影響が出てしまうこともあります。どうしてもタブレット操作が難しいヘルパーには一定期間紙での記録を継続するなど、臨機応変に対応できるようにしておきたいものです。

個人情報の管理に注意が必要

タブレット端末はインターネット環境があればどこでも操作ができて便利な反面、パスワード等を管理しておかないと誰でも見ることができてしまい、個人情報漏洩といったリスクにさらされます。

もちろん、紙の記録であっても個人情報を持ち歩くという点では同様のリスクがありますが、タブレットの場合、データの誤送信や削除など、ちょっとした人為的ミスで重大インシデントが起こり得ます。

個人情報管理においては、紙で管理するよりも、より慎重になる必要があります。タブレットを利用する際はパスワードを設定し、データの扱いには充分注意する必要があります。

初期費用・ランニングコストがかかる

タブレットを導入する際には、端末の購入費など、初期費用としてそれなりの費用がかかります。スタッフの人数によっては少なくない負担です。
また、介護記録など、実際に使用するアプリやシステムの導入費、端末とアプリの月額料金などのランニングコストがかります。

業務効率が上がり、特定事業所加算の取得にも役立つといったメリットが多い反面、どうしてもコスト的には負担が増えてしまいます。

タブレットに関してはレンタルをするという手段もありますし、IT導入補助金など、活用できるものはしっかりと活用して、費用負担を抑えたいですね。

訪問介護でタブレットをスムーズに導入するには

コストをかけてタブレットを導入したのなら、最大限活用したいところ。
ここからは、タブレット端末を訪問介護事業所でで活用する方法を３つご紹介します。

職員へ研修を行う

タブレット端末の操作方法や取り扱い方などを職員へ研修をおこなうことで、タブレット端末操作への苦手意識がなくなったり、操作性が向上します。

できるだけしっかりと時間をとって、ヘルパーさん同士が教え合ったりすることで、コミュニケーションの円滑化にもつながります。

なかなか全員が時間を確保できないこともあるでしょう。複数回に研修時間を分け、理解できるまでじっくりと時間をかけることが大切です。事業所が強制的にタブレットを導入し一方的に活用を促しても、結果的にスタッフ間に不満が募ったりうまく操作できないなどといったことから解約せざるを得なくなった事業所もいくつか見ています。

誰しも新しいものにチャレンジするのは労力が要るものです。期限を決めることも大切ですが、全員が納得するよう丁寧にサポートしましょう。

タブレットや導入する介護ソフトのサポートがしっかりしているかどうかも導入前に確認しておくといいですね。

補助金を活用する

タブレット導入のメリットを理解していても、費用の面で迷っている、諦めている事業所もあります。
コロナ禍よりは少なくなりましたが、国や自治体によるICT機器導入のための補助金は毎年実施されています。

書類作成や導入後の報告などの手間はかかりますが、介護ソフトなどの初期費用の負担を大きく減らしてくれる補助金もありますので、ひとつの手段として検討してもいいかもしれません。

注意点としては、例えばIT導入補助金は、介護ソフトの販売元が「IT導入支援事業者」であり、導入しようとする介護ソフトが「IT導入支援補助金対象」でなくてはいけません。

どの介護ソフトも対象というわけではないので事前に調べておきましょう。

段階を追って導入する

「えいや！」で一気に導入にもっていくということもひとつの方法ではありますが、スタッフがすぐに対応できない、研修をいくら行ってもなかなか慣れてくれないということもあります。
実際にあった話ですが「タブレットにするなら事業所を辞める！」とヘルパーさんに言われ、導入を見送ったというケースも。

こういった場合は、焦らず、段階的に導入を進めるというのもひとつです。

介護ソフトによっては、紙とタブレットを並行して使用できるものもあります。どうしてもタブレットでの入力を拒否する、うまくいかないスタッフがいる場合は、できる人から徐々にタブレットに変えていくだけでも効果はあるでしょう。

周りが慣れていくことで、苦手意識を持っていた人の反応も変わってくるかもしれません。

訪問介護でタブレットを導入するならテレッサモバイルがおすすめ

テレッサモバイルは、LINEを利用して介護記録が作成・報告できるアプリです。

介護記録に特化しており、電子機器の操作が苦手な方や馴染みのない方でも安心してお使いいただけます。また、サポートシステムも充実しており、ヘルパーさん自身がLINEで質問することも可能です。

最大2ヵ月無料のお試し期間もあり、しっかりと操作感を確認してから導入することができます。

さらに、紙の記録との併用も可能。導入事業所は専門の記録用紙を無料で送ってもらえるというのも助かりますよね。

IT導入補助金の対象にもなっていますので、費用が気になっている場合は相談してみてください。

タブレット×テレッサモバイルで研修サポートも！

せっかくタブレットを導入するなら、最大限活用したいものです。

テレッサモバイルを導入すれば、タブレットで介護記録の作成・報告ができるだけでなく、研修動画サービスも割引価格で利用が可能です。

特定事業所加算の取得・継続には、「訪問介護員等ごとに作成された研修計画に基づく研修の実施」があります。

研修の計画が立てられたとしても、実際に研修を実施するのは大変です。テレッサモバイルを導入した事業所様は、この研修の実施に役立つ研修動画サービスを割引価格で利用することができます。

各スタッフが介護記録をタブレットで入力できることでスキマ時間が生まれ、その時間を利用してタブレット上で研修もできれば一石二鳥です。

テレッサモバイルは「介護記録の電子化・特定事業所加算の取得（継続）・個別研修・介護報酬請求代行」など幅広くサポートしています。このうちひとつでも気になるものがありましたら、まずはお気軽にお問い合わせを！